Question 1

Was ist künstliche Intelligenz, auch „KI“ genannt?

Accepted Answer

Künstliche Intelligenz (KI) ist die Nachbildung menschlicher Intelligenz durch Maschinen, die so programmiert sind, dass sie Aufgaben ausführen, die Intelligenz erfordern: Lernen, Schlussfolgern, Problemlösen, Wahrnehmen und Sprachverstehen. KI nutzt Algorithmen und komplexe Regeln, um Daten zu analysieren, Muster zu erkennen und eigenständig Entscheidungen zu treffen. Das kommt in vielen Bereichen zum Einsatz – von Empfehlungssystemen über selbstfahrende Autos bis zu medizinischen Diagnosen – und bei Ihnen: zur Verbesserung von Geschäftsprozessen mit KI-gestützter Protokollsoftware.

Question 2

Wie funktioniert die KI-Software?

Accepted Answer

Die Software nutzt künstliche Intelligenz, um auf Basis von Audiodateien und Sitzungsinformationen aus einem Verwaltungssystem oder einer Agenda vollständig ausgearbeitete Protokolle zu erstellen. Sie werden nach Ihren Vorlagen und Ihrem Schreibstil erstellt, mit allen wichtigen Punkten, Aktionspunkten und Beschlüssen. Die Software erkennt verschiedene Sprecher und bietet zusätzliche Funktionen für eine klare, strukturierte Berichterstattung. Fertige Protokolle können nach Word exportiert oder bei Integration mit Tripleblue direkt an ein Verwaltungssystem gesendet werden.

Question 3

Was ist der Unterschied zu anderer Transkriptionssoftware?

Accepted Answer

Der entscheidende Unterschied liegt in der Intelligenz und Funktionalität, die auf die Protokollausarbeitung ausgerichtet sind, statt nur Sprache in Text umzuwandeln. Diese Software geht weiter, indem sie Kontext und Kern der Sitzung versteht. Sie ist darauf ausgelegt, nicht nur Wörter zu transkribieren, sondern auch wichtige Punkte, Beschlüsse und Aktionspunkte zu erkennen. Sie kann die Struktur einer Sitzung verfolgen, Sprecher und Tagesordnungspunkte unterscheiden und die Protokolle automatisch strukturieren und formatieren – ein klares, übersichtliches und direkt nutzbares Dokument, eine fortgeschrittenere und maßgeschneiderte Lösung als reine Transkription mit deutlicher Zeitersparnis.

Question 4

Was kostet es?

Accepted Answer

Wir arbeiten mit Stundenpaketen für maximale Flexibilität. Für Immobilienverwalter, die Planungssicherheit im Portfolio nutzen möchten, bieten wir zusätzlich Festpreise pro Einheit oder pro WEG. Kontaktieren Sie uns für die Bedingungen; wir erstellen Ihnen gern ein individuelles Angebot.

Question 5

Wie lange dauert es, bis ich die Protokolle erhalte?

Accepted Answer

Die Lieferzeit hängt vom gewählten Plan ab. Ohne Qualitätskontrolle erhalten Sie die Protokolle innerhalb weniger Stunden. Bei Ausarbeitung mit Qualitätskontrolle rechnen wir mit 1 bis 2 Werktagen.

Question 6

Wie erhalte ich die ausgearbeiteten Protokolle?

Accepted Answer

Sobald die Protokolle von unserer KI-Protokollsoftware ausgearbeitet wurden, stehen sie in unserer Webanwendung bereit. Sie erhalten einen Link zur Ansicht und Bearbeitung. Die fertigen Protokolle können dann nach Word exportiert oder direkt an Ihr Verwaltungssystem gesendet werden, sobald es mit Tripleblue verbunden ist.

Question 7

Kann ich mit TwinQ oder anderen Verwaltungssystemen integrieren?

Accepted Answer

Derzeit unterstützen wir die Integration mit TwinQ: Sie können Sitzungsinformationen direkt abrufen und Protokolle per Knopfdruck an TwinQ senden. Für noch nicht integrierte Systeme liefern wir Protokolle im gewünschten Format zur einfachen Übernahme in andere Software. Wir arbeiten an weiteren Integrationen. Unser Team hilft Ihnen gern bei einer Lösung, die zu Ihrer Organisation passt.

Question 8

Warum ist ein gutes Mikrofon wichtig?

Accepted Answer

Ein gutes Mikrofon ist entscheidend für klare und genaue Aufnahmen und damit bessere Transkriptionen Ihrer WEG-Sitzungen. Ein iPhone oder Smartphone liefert oft gute Ergebnisse; für noch bessere Qualität empfehlen wir ein externes Mikrofon. Externe Mikrofone mit mehreren Elementen erfassen Schall aus verschiedenen Richtungen und verbessern die Klangqualität bei geringerem Hintergrundgeräusch.

Question 9

Welche Mikrofone werden empfohlen?

Accepted Answer

Wir haben gute Erfahrungen mit Jabra (gutes Preis-Leistungs-Verhältnis). Für kleine bis mittlere Gruppen ist die Jabra 510 eine gute Wahl mit etwa 10 m Reichweite. Für größere Sitzungen eignet sich die Jabra 810 mit besserer Leistung für größere Räume. Hinweis: Die Jabra 810 passt gerade in eine Tasche, ist aber recht groß. Ähnliche Marken können ebenfalls gute Ergebnisse liefern.

Question 10

Wie erkenne ich die Aufnahmequalität und wie kann ich sie verbessern?

Accepted Answer

Die Aufnahmequalität beeinflusst direkt die Genauigkeit der transkribierten Protokolle. Eine gute Aufnahme führt zu zuverlässigen Protokollen, eine schlechte kann die Genauigkeit mindern. Unsere Software vergibt jeder Aufnahme einen Zuverlässigkeitswert. Faktoren wie Klarheit, Hintergrundgeräusche und Sprechervielfalt spielen eine Rolle. Nutzen Sie ein gutes Mikrofon, reduzieren Sie Störgeräusche und prüfen Sie Ihre Geräte vorab.

Question 11

Was meinen Sie mit „Sitzungsstruktur“ und wie kann ich sie verbessern?

Accepted Answer

Die Sitzungsstruktur zeigt, wie gut das System die Tagesordnungspunkte in der Aufnahme erkannt hat. Unsere Software erkennt und protokolliert automatisch, wann WEG-relevante Themen besprochen werden. Optimal ist, wenn der Vorsitzende den Start jedes Tagesordnungspunkts klar ankündigt, z. B.: „Wir kommen zu Tagesordnungspunkt 5, dem Haushalt.“ So kann die KI die Sitzung genau verfolgen und erfassen. Zusätzlich erhalten Sie pro Sitzung einen Indikator zur erkannten Sitzungsstruktur.

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Sprechererkennung

Integration mit Ihrem System

Erkennung von Tagesordnungspunkten

Standard-Protokollvorlagen

Rechtschreibprüfung

Beschlüsse und Aktionslisten

So funktioniert es

1. Nehmen Sie eine Tonaufnahme auf

2. Erstellen Sie eine Protokoll-Aufgabe

3. Protokolle sind fertig

Datenschutz in der EU

Häufig gestellte Fragen

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