Algemene voorwaarden voor gebruik van Tripleblue AI Notulen

Voorwaarden en bepalingen

Het is van groot belang dat u onze algemene voorwaarden - hierna aangeduid als de ‘Voorwaarden’ - zorgvuldig doorleest voordat u gebruikmaakt van:

• de website www.vve-notulist of www.triple.blue of app.triple.blue, in dit document aangeduid met ‘Applicatie’. Uw gebruik van de website impliceert uw instemming met deze voorwaarden inclusief bijlagen.
• de mobiele applicatie Tripleblue op Android of iOS, in dit document aangeduid met ‘Mobiele applicatie’. Uw gebruik van de applicatie impliceert uw instemming met deze voorwaarden inclusief bijlagen.
• de digitale assistent van Tripleblue die tijdens de online vergadering de audio opname maakt, in dit document aangeduid met ‘Digitale assistent’. Uw gebruik hiervan impliceert uw instemming met deze voorwaarden inclusief bijlagen.
• een koppeling met een externe software die via een API koppeling wordt verbonden met het Tripleblue platform, in dit document aangeduid met ‘Externe software’.
• geïntegreerde oplossingen van Tripleblue binnen de VvE software van TwinQ.

Bovenstaand wordt samen aangeduid als het ‘Tripleblue platform’. In dit document wordt u, wanneer u gebruik maakt van de diensten van Tripleblue, aangeduid als ‘Opdrachtgever’. De Opdrachtgever gaat een contract aan met Tripleblue B.V.

Onze diensten

Tripleblue B.V. biedt het Tripleblue platform aan met als doel om administratieve processen zoals notuleren te automatiseren. Het platform past geavanceerde kunstmatige intelligentie toe voor het genereren van nauwkeurige notulen.

Tripleblue B.V. is verantwoordelijk voor het verkopen van de software. Door het ondertekenen van een contract en/of overeenkomst met Tripleblue B.V., of door gebruik te maken van het Tripleblue platform, stemt u in met de in dit document beschreven voorwaarden. Tripleblue B.V. behoudt zich het recht voor om deze voorwaarden van tijd tot tijd te herzien. Gebruikers van het Tripleblue platform wordt geadviseerd om de huidige gebruiksvoorwaarden te controleren, aangezien de nieuwste versie bindend is.

Het gebruik van het platform is strikt gebonden aan de voorwaarden en beperkingen zoals uiteengezet in deze overeenkomst. Het Tripleblue platform is bedoeld voor het aanbieden van de volgende diensten (hierna ‘diensten’ genoemd):

• Uploaden van audio-/videobestanden en agenda documenten naar onze website voor notulering.
• Gebruiken van de Mobiele applicatie voor het opnemen van audio of uploaden van documenten
• Uitnodigen van een Digitale assistent voor de opname van een online vergadering (bijv. Teams, Google Meets, Zoom)
• Automatisch creëren van notulen uit audio-/videobestanden en andere documenten.
• Gebruik van onze online editor in de Applicatie om de gegenereerde notulen eenvoudig te bewerken.
• Diverse opties voor het exporteren en delen van de notulen in de Applicatie.
• Versturen van de de notulen naar Externe software (indien een koppeling is gemaakt)
• Het verlenen van diverse services gerelateerd aan het efficiënter maken van processen

Pilot

Tripleblue B.V. biedt nieuwe klanten een gratis pilot aan voor het uitwerken van de notulen. Als u zich voor de eerste keer aanmeldt bij het Tripleblue-platform, wordt er 1 gratis taak ter beschikking gesteld en aan uw account toegevoegd. Uw account bevat ook een demovideo waarin het gebruik van het platform wordt uitgelegd.

Deze gratis taak kan worden gebruikt voor automatische uitwerking van de notulen van uw vergadering aan de hand van een audio-/videobestand en agenda. U hoeft geen betalingsgegevens in te voeren om te genieten van de gratis notuleertaak. Houd er echter rekening mee dat zodra u de gratis notuleertaak heeft gebruikt, het platform om uw betalingsgegevens zal vragen.

Indien de Opdrachtgever en Tripleblue B.V. per e-mail overeenkomen om de bestanden voor de uitwerking van de pilot buiten het platform om te delen, met gebruikmaking van de gratis notuleertaak zonder dat er een account op het platform is aangemaakt, dan zijn de volgende voorwaarden van toepassing.

Toestemming voor uploaden bestanden

Het wordt van de Opdrachtgever verwacht dat alle gedeelde bestanden op legale wijze zijn verkregen en dat daarvoor toestemming is verkregen van alle betrokken partijen. Tripleblue B.V. aanvaardt geen aansprakelijkheid voor eventuele gevolgen die voortvloeien uit het delen of gebruik van deze bestanden.

Gebruikers mogen geen bestanden van de volgende aard uploaden:

• Bestanden die persoonlijke informatie over een andere persoon bevatten zonder diens toestemming.

Wanneer u bestanden uploadt die persoonlijke gegevens van andere personen dan uzelf bevatten, moet u ervoor zorgen dat deze personen vooraf toestemming hebben gegeven, bijvoorbeeld voor het opnemen van de audio van de vergadering met het oog op het opstellen van de notulen.

Tripleblue B.V. aanvaardt geen aansprakelijkheid voor eventuele gevolgen die voortvloeien uit het delen of gebruiken van bestanden die onder een van de bovenstaande categorieën vallen.

Kosten & Abonnementen

Na de pilot kan de Opdrachtgever kiezen uit een van de drie beschikbare opties:

• Starter: In het Starter Plan betaal je per auto-minuut die je uploadt, tegen ons standaardtarief. Dit plan omvat de uitwerking van notulen, maar is exclusief koppeling met Externe software en de Digitale assistent. Notuleertaken in dit plan krijgen minder prioriteit ten opzichte van taken onder het Professioneel Plan.
• Professioneel: Het Professioneel Plan omvat een jaarcontract waarbij je een vaste fee betaalt voor een vooraf afgesproken aantal uren tegen een gereduceerd tarief waardoor je jaarlijks geld bespaart voor het uitwerken van de notulen. Extra uren worden tegen hetzelfde gereduceerde tarief verrekend. Dit plan biedt volledige integratie met Externe software, toegang tot de Digitale assistent, en prioriteit bij de uitwerking van notuleer taken. Het overeengekomen aantal uren in het Professioneel abonnement wordt vastgelegd als de ´minimale afname´ voor de duur van één kalenderjaar. Ongebruikte uren kunnen niet worden overgedragen naar het volgende jaar in uw account. Als u tijdens het kalenderjaar meer uren verbruikt dan het aantal afgesproken uren in uw jaarcontract (Professioneel), kunt u bestanden blijven uploaden. U ontvangt echter aan het einde van de maand een aanvullende factuur voor de uren die u bovenop de afgesproken uren heeft verbruikt.
• TwinQ AI Notulen: Een jaarcontract voor een geïntegreerde dienst binnen de TwinQ VvE Software waarbij TwinQ de software levert en Tripleblue de dienst verzorgt. Afhankelijk van het plan geldt een gebruiksvergoeding per VvE per jaar, en wordt berekend op basis van het aantal VvE’s in TwinQ. Kwantumkortingen gelden bij grotere portefeuilles en kleine VvE’s ontvangen een gereduceerd tarief volgens vooraf bepaalde categorieën.

Alle tarieven voor het gebruik van het Tripleblue platform worden jaarlijks aangepast met inachtneming van door het CBS te publiceren indexcijfers.

Facturering

Op het moment dat de verwerking van het geluidsbestand start, wordt het aantal audio-minuten in rekening gebracht. Dit moment staat ook bekend als de startdatum van de notuleertaak. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het controleren van de correctheid en geschiktheid van het geüploade bestand alvorens de verwerking te starten.

Annuleringen en kosten bij onjuiste bestanden of digitale links

Indien een opdracht wordt geannuleerd omdat een onjuist audiobestand, agenda of ander ondersteunend document is geüpload, behouden wij ons het recht voor om kosten in rekening te brengen voor de reeds uitgevoerde werkzaamheden, zoals het verwerken van de taak en de kwaliteitscontrole.

Bedrijfsaccount

Elke gebruiker mag slechts één (1) actief Tripleblue-account hebben. Tripleblue B.V. behoudt zich het recht voor om de aanmaak van dubbele accounts voor dezelfde gebruiker te weigeren. In geval van detectie van dubbele accounts, behouden wij ons het recht voor om deze dubbele accounts zonder kennisgeving te deactiveren.

Na de pilotfase wordt er een bedrijfsaccount opgezet voor de Opdrachtgever. De Opdrachtgever is volledig verantwoordelijk voor het beheer van toegang tot het platform, inclusief het toevoegen en verwijderen van gebruikers. Indien een gebruiker het bedrijf van de Opdrachtgever verlaat, is het de verantwoordelijkheid van de Opdrachtgever om dit tijdig aan Tripleblue B.V. door te geven, zodat de toegang van de betreffende gebruiker kan worden beëindigd. Tripleblue B.V. is niet verantwoordelijk voor het onterecht toegang verlenen aan werknemers die niet langer in dienst zijn bij de Opdrachtgever.

Alle personen die door de Opdrachtgever worden toegevoegd aan het bedrijfsaccount, hebben toegang tot alle notuleertaken binnen het platform. Tripleblue B.V. aanvaardt geen verantwoordelijkheid voor eventuele schade of gevolgen die voortvloeien uit het feit dat gegevens worden ingezien door personen die daar geen toestemming voor hebben. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig en correct doorgeven van wijzigingen met betrekking tot de toevoeging of verwijdering van gebruikers.

Single Sign-On (SSO) en authenticatieprovider (Clerk)

Als de Opdrachtgever Single Sign-On (SSO) inschakelt voor zijn organisatie, instrueert de Opdrachtgever Tripleblue B.V. om Clerk te gebruiken als authenticatieprovider voor gebruikerslogin en accountauthenticatie. In verband met SSO deelt Tripleblue B.V. uitsluitend de volgende persoonsgegevens met Clerk: e-mailadres, voornaam, achternaam en identity provider. De Opdrachtgever bevestigt dat hij bevoegd is om SSO voor zijn organisatie in te schakelen en (waar geconfigureerd) gebruikers te verplichten via SSO te authenticeren. Verwerking van persoonsgegevens in verband met SSO wordt verder beschreven in de Privacy Policy.

Levertijden

Tripleblue B.V. stemt ermee in om de bestanden binnen één (1) tot vijf (5) werkdagen* na het uploaden van het bestand te leveren. Werkdagen zijn maandag, dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag, met uitzondering van Nederlandse feestdagen.

Indien het bestand vóór 16:00 uur CET op het Tripleblue-platform wordt geüpload, beschouwt Tripleblue B.V. het als geüpload op die werkdag. Indien een bestand na 16:00 uur CET op een bepaalde dag wordt geüpload, wordt de volgende werkdag beschouwd als de uploaddatum (bijv. als een bestand op maandag vóór 16:00 uur CET wordt geüpload, is het bestand uiterlijk de volgende maandag om 16:00 uur CET gereed).

Kwaliteitscontrole en aansprakelijkheid

Tripleblue B.V. publiceert de resultaten in de Applicatie in een formaat dat bewerkbaar is, zodat de Opdrachtgever de mogelijkheid heeft om een laatste kwaliteitscontrole uit te voeren voordat de resultaten definitief worden gepubliceerd (mogelijk in Externe of TwinQ software). Dit stelt de Opdrachtgever in staat om eventuele fouten, onjuistheden of onvolkomenheden te identificeren en te corrigeren voordat de resultaten worden gedeeld of verder gebruikt.

De Opdrachtgever erkent dat het gebruik van de Tripleblue-diensten deels afhankelijk is van de door de Opdrachtgever verstrekte informatie en gegevens. Tripleblue B.V. is niet aansprakelijk voor enige schade of verlies als gevolg van fouten, onjuistheden, of onvolledige informatie die door de Opdrachtgever zijn verstrekt. De eindverantwoordelijkheid voor de laatste kwaliteitscontrole van alle gegevens en resultaten ligt te allen tijde bij de Opdrachtgever.

Tripleblue B.V. aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit onjuistheden, onwaarheden of onvolkomenheden in de gegevens die via het platform beschikbaar zijn gesteld. De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het verifiëren van de juistheid van de informatie en het nemen van passende maatregelen indien onjuistheden worden geconstateerd.

Als Tripleblue B.V. toch aansprakelijk wordt gesteld door de Opdrachtgever, dan zal de totale aansprakelijkheid van Tripleblue B.V. jegens de Opdrachtgever nooit hoger zijn dan het bedrag dat de Opdrachtgever heeft betaald voor de diensten in de drie (3) maanden voorafgaand aan het voorval dat de aansprakelijkheid heeft veroorzaakt.

Terugbetalingsbeleid

Om ervoor te zorgen dat onze klanten vertrouwd zijn met ons product en de kwaliteit ervan, bieden wij een eenmalige gratis notuleertaak voor onze software voor het uitwerken van de notulen. Wij bieden daarom geen terugbetalingen op basis van het tevredenheidsniveau met de kwaliteit van het eindproduct. In geval van een technische fout zal Tripleblue B.V. er alles aan doen om het probleem op te lossen of compensatie te bieden.

In het geval van een Starter plan is er geen minimale looptijd. In het geval van een Professioneel plan of TwinQ AI notulen (jaarcontracten) is de minimale looptijd van dit abonnement twaalf maanden. Dit betekent dat als u uw abonnement na zes (6) maanden opzegt, u toch voor de volledige twaalf (12) maanden wordt gefactureerd. Tripleblue B.V. kan daarom geen terugbetaling aanbieden voor de resterende maanden indien u vroegtijdig opzegt of indien u bent vergeten uw abonnement tijdig te annuleren.

Voor het waarborgen van de kwaliteit kan een handmatige kwaliteitscontrole worden uitgevoerd om eventuele fouten te corrigeren volgens de richtlijnen van Tripleblue B.V.. In dat geval wordt de kwaliteit van de notulen door onze interne kwaliteitscontroleur gecontroleerd voordat deze aan de klant wordt geleverd. Lees hier meer over in onze privacy verklaring.

Als u van mening bent dat de notulen niet voldoen aan de verwachte kwaliteitsnormen, kunt u binnen vijf (5) werkdagen na ontvangst contact met ons opnemen via support@triple.blue. Tripleblue B.V. zal in dat geval binnen vijf (5) werkdagen een herziening van de notulen uitvoeren om de kwaliteit te verbeteren. In het uitzonderlijke geval dat de kwaliteit van de notulen nog steeds niet aan de verwachtingen voldoet, zal Tripleblue B.V., na overleg met de klant, per geval een beslissing nemen over eventuele terugbetalingen.

Houd er rekening mee dat een hoge kwaliteit van de notulen alleen kan worden gegarandeerd voor bestanden met goede/hoge audiokwaliteit, aangezien dit een essentiële voorwaarde is voor nauwkeurigheid. Voor bestanden met lage audiokwaliteit kan de nauwkeurigheid niet worden gegarandeerd. De beoordeling van de audiokwaliteit ligt bij Tripleblue B.V..

Inhoud op de website

Alle inhoud op het Tripleblue platform is beschermd door auteursrechten en andere intellectuele eigendomsrechten. Het is niet toegestaan om enige inhoud van het Tripleblue platform te kopiëren of te licentiëren zonder schriftelijke toestemming van Tripleblue B.V..

Operationeel & klantenservice

Tripleblue B.V. streeft ernaar om 24 uur per dag volledig operationeel te zijn. Als de website om welke reden dan ook niet beschikbaar is, is het bedrijf niet aansprakelijk.

Bij registratie voor onze diensten moeten klanten een wachtwoord kiezen. Gebruikers zijn verantwoordelijk voor het vertrouwelijk houden van hun wachtwoorden.

De klantenservice van Tripleblue B.V. is tijdens kantooruren (09:00 – 17:00 CET) op werkdagen (maandag tot vrijdag) telefonisch of via e-mail bereikbaar. De beschikbaarheid en de bijbehorende tijden kunnen afwijken op Nederlandse feestdagen.

Voor onze notuleerservice levert Tripleblue B.V. gebruikelijk binnen één (1) tot maximaal vijf (5) werkdagen een bewerkbare versie van de notulen aan via ons platform. In geval van de volgende zeldzame gebeurtenissen is Tripleblue B.V. niet gebonden aan de serviceovereenkomst met betrekking tot de bewerkingstijd:

• Gepland onderhoud.
• Gebeurtenissen buiten redelijke controle.
• Wanneer de kwaliteit van de audio, meeting structuur of agenda dermate slecht is dat verwerking door het AI model niet mogelijk is.

Tripleblue B.V. heeft geen resultaatsverplichting naar zijn gebruikers. De kwaliteit van notulen is sterk afhankelijk van de audiokwaliteit en de kwaliteit van de vergaderstructuur. Achtergrondgeluiden, agendapunten die niet worden aangehouden zoals aangegeven op de agenda en bijvoorbeeld mensen die tegelijkertijd spreken, microfoons van lage kwaliteit, een lage/slechte opnamekwaliteit, sterke accenten, kunnen allemaal de kwaliteit van de notulen verminderen. Gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor het testen van de notulen tijdens de proef notuleertaak om een goed begrip te krijgen van de verwachte resultaten. Tripleblue B.V. geeft nooit restituties vanwege teleurstellende kwaliteit. De kwaliteit van de audio wordt naar eigen goeddunken van Tripleblue B.V. beoordeeld.

Privacybeleid

Omdat Tripleblue B.V. de privacy van zijn klanten zeer serieus neemt, zijn er verschillende maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat deze gewaarborgd blijft.

Voor meer informatie over hoe Tripleblue B.V. uw persoonlijke gegevens beschermt, kunt u ons privacybeleid hier raadplegen.

Uw Inhoud

Gebruikers mogen geen bestanden uploaden van de volgende aard:

• Bestanden die persoonlijke informatie van een ander persoon bevatten zonder diens toestemming.
• Bestanden die informatie bevatten die gedrag aanmoedigt dat als een strafbaar feit kan worden beschouwd.
• Bestanden die door de gebruiker worden geüpload zonder het recht om die bestanden te gebruiken (bijvoorbeeld auteursrechtelijk beschermd materiaal).
• Bestanden die technisch schadelijk zijn voor ons of de diensten van anderen.

Tripleblue B.V. behoudt zich het recht voor om bestanden niet te accepteren of de uitwerking van de notulen van enig ingediend materiaal te weigeren indien dit in strijd is met de hierboven vermelde voorwaarden.

Fair Use Policy (FUP)

De Fair Use Policy (FUP) is ontworpen om te voorkomen dat de notuleersoftware oneigenlijk of buitensporig wordt gebruikt door machines.

Tripleblue B.V. ziet uw gebruik van onze notuleerdienst als overmatig en/of onredelijk wanneer het aanzienlijk afwijkt van de verwachte gebruikspatronen of mogelijk schade toebrengt aan de werking van de dienst.

Specifiek voor TwinQ AI Notulen, is het niet toegestaan om de AI notuleerdienst als zelfstandige dienst aan te bieden aan derden, noch om buiten de TwinQ beheerportefeuille om notulen te laten maken zonder expliciete schriftelijke toestemming van Tripleblue.

Tripleblue B.V. behoudt zich het recht voor om uw toegang tot de notuleerdienst onmiddellijk en zonder voorafgaande kennisgeving te beperken, op te schorten of te beëindigen als uw buitensporige of onredelijke gebruik doorgaat, ondanks ons verzoek om dit gebruik te stoppen of aan te passen.

Gebruik van de logo en andere tekens van Opdrachtgever

Tripleblue B.V. krijgt het recht om de merken, handelsnamen en logo's van de Opdrachtgever (samen "Tekens" genoemd) te gebruiken. Dit recht is niet-overdraagbaar, wereldwijd geldig en niet-exclusief, en geldt alleen voor het uitvoeren van de diensten onder de Dienstverleningsovereenkomsten. Dit gebruiksrecht blijft geldig zolang de Dienstverleningsovereenkomsten van kracht zijn. Bij het gebruik van de Tekens moet Tripleblue B.V. voldoen aan de instructies van de Opdrachtgever.

Zolang de contractuele relatie tussen Tripleblue B.V. en de Opdrachtgever duurt, mag Tripleblue B.V. de Opdrachtgever als referentie gebruiken (bijvoorbeeld op de website of in reclamemateriaal) en daarvoor de Tekens inzetten. Materialen die al zijn gedrukt, hoeven na beëindiging van de contractuele relatie niet te worden vernietigd.

Als een derde partij juridische stappen onderneemt tegen Tripleblue B.V. vanwege het gebruik van de Tekens, zal de Opdrachtgever Tripleblue B.V. volledig vrijwaren van alle claims, inclusief de kosten van gerechtelijke procedures en redelijke juridische bijstand.

Tripleblue B.V. zal binnen zeven werkdagen na een schriftelijk verzoek van de Opdrachtgever elk Teken van zijn website en marketingmateriaal verwijderen.